CRM für Agenturen: Was ein Agentur-CRM wirklich können muss

In vielen Agenturen gibt es eigentlich schon ein CRM. Es heißt nur anders: Excel-Liste, Postfach der Geschäftsführung oder „frag mal die Lisa, die kennt den Kunden“. Das funktioniert, solange die Agentur klein ist und niemand Urlaub hat. Ab zehn Leuten wird es eng.

Ein CRM für Agenturen löst genau dieses Problem. Aber nicht jedes CRM passt zu einer Agentur. Viele Systeme sind für Vertriebsteams gebaut, die Tausende Leads abtelefonieren. Agenturen arbeiten anders: wenige Kunden, lange Beziehungen, viele Projekte. In diesem Artikel erfährst du, was ein Agentur-CRM wirklich können muss und wie du es ohne großes Projekt einführst.

Warum Agenturen ein anderes CRM brauchen

Ein klassisches Vertriebs-CRM endet beim gewonnenen Deal. Für eine Agentur beginnt dort erst die eigentliche Arbeit. Nach dem Abschluss kommen Kick-off, Projekt, Abstimmungen, Feedbackschleifen und oft ein Folgeauftrag.

Daraus ergeben sich drei Besonderheiten:

1. Kunden sind Beziehungen, keine Leads. Ein Kunde hat oft mehrere Ansprechpartner: Marketingleitung, Geschäftsführung, IT. Dein CRM muss Unternehmen und Personen sauber verbinden.

2. Die Kommunikation läuft über Mail. Freigaben, Briefings und Feedback kommen per Mail. Wenn das CRM das Postfach nicht kennt, fehlt der halbe Kontext.

3. Nach dem Deal kommt das Projekt. Ein Agentur-CRM muss wissen, welche Projekte zu einem Kunden gehören. Sonst pflegst du alles doppelt.

Was ein CRM für Agenturen können muss

Kontakte und Unternehmen sauber verknüpfen

Die Basis: Personen, Unternehmen und ihre Beziehungen. Wer ist Ansprechpartner, wer entscheidet, wer zahlt? Prüf, ob du eigene Felder anlegen kannst, etwa für Branche, Retainer-Status oder Vertragslaufzeit. Noch besser: eigene Objekte, zum Beispiel für Verträge oder Marken eines Kunden.

Eine Pipeline für Neugeschäft

Auch Agenturen brauchen einen Überblick über Anfragen und Angebote. Ein Kanban-Board mit Phasen wie „Anfrage“, „Briefing“, „Angebot“, „Gewonnen“ reicht oft schon. Wichtig ist, dass Deals im CRM bleiben und am Kunden hängen.

Mails im Kontext

Das ist für Agenturen der größte Hebel. Wenn Kundenmails in einer Shared Inbox landen und du daneben den CRM-Kontakt siehst, weiß jeder im Team, was zuletzt besprochen wurde. Niemand muss Threads weiterleiten. Und wenn jemand krank ist, übernimmt eine Kollegin ohne Suche.

Projekte am Kunden

Öffnest du einen Kunden, solltest du sehen, welche Projekte laufen. Und umgekehrt: Im Projekt solltest du den Kunden mit einem Klick erreichen. Diese Verbindung spart in Agenturen jeden Tag Zeit. Wie du Projekte selbst strukturierst, erklären wir in Projektmanagement in Agenturen.

Anfragen automatisch erfassen

Neue Anfragen kommen über das Kontaktformular der Website oder einen Terminlink. Prüf, ob Formulare und Buchungsseiten direkt einen Datensatz im CRM anlegen. Dann geht keine Anfrage im Postfach unter.

Rollen und Rechte

Nicht jede Person im Team braucht Zugriff auf alles. Werkstudenten brauchen vielleicht nur Lesezugriff, die Geschäftsführung volle Rechte. Achte auf ein klares Rollenmodell und darauf, wie schnell du Zugänge entziehen kannst.

DSGVO und EU-Hosting

Im CRM liegen personenbezogene Daten. Du brauchst eine AVV mit dem Anbieter und solltest wissen, wo die Daten liegen. Unsere Checkliste für ein DSGVO-konformes CRM führt dich durch acht Prüfpunkte.

Worauf du beim Preis achten solltest

Viele CRM-Systeme rechnen nach Kontakten oder Marketingkontakten ab. Für Agenturen ist das unpraktisch: Ihr habt viele Ansprechpartner, Newsletter-Empfänger und alte Kontakte aus früheren Projekten. Der Preis steigt, obwohl das Team gleich bleibt.

Fairer für Agenturen ist ein Preis nach Benutzern. Rechne außerdem nicht nur das CRM, sondern den ganzen Stack: Was kosten CRM, Postfach-Tool, Projekttool und Zeiterfassung zusammen? Oft ist das die ehrlichere Rechnung. Mehr dazu liest du in All-in-one-Software vs. Einzeltools.

CRM einführen in vier Schritten

Schritt 1: Daten aufräumen

Sammle Kontakte aus Excel, Postfächern und alten Tools. Lösch Dubletten und veraltete Einträge. Übernimm nur Felder, die ihr wirklich nutzt.

Schritt 2: Eine Pipeline definieren

Leg die Phasen für Neugeschäft fest. Fünf Phasen reichen am Anfang. Du kannst später jederzeit nachschärfen.

Schritt 3: Das Postfach anbinden

Verbinde die gemeinsamen Adressen wie hello@ oder office@ mit einer Shared Inbox. Leg fest, wer zuständig ist und wie zugewiesen wird.

Schritt 4: Eine Regel für das Team

Die wichtigste Regel: Was nicht im CRM steht, ist nicht passiert. Notizen zu Kundengesprächen kommen an den Kontakt, nicht in ein privates Notizbuch. Besprich das kurz im Teammeeting und prüf nach vier Wochen, ob es klappt.

Häufige Fehler

• Zu viele Felder am Anfang. Wer 40 Pflichtfelder anlegt, bekommt leere oder falsche Daten. Starte mit wenigen Feldern.

• CRM nur für den Vertrieb. In Agenturen arbeiten auch Projektleitung und Umsetzung mit dem Kunden. Gib ihnen Zugriff.

• Mails außen vor lassen. Ohne Postfach bleibt das CRM ein Adressbuch.

• Kein Verantwortlicher. Jemand im Team sollte sich um Felder, Pipelines und Rechte kümmern. Eine Stunde im Monat reicht oft.

So sieht das mit YOWO7 aus

Das YOWO7 CRM ist Teil eines Workspace, der für kleine Teams und Agenturen gebaut ist:

• Kontakte, Unternehmen und Deals sind vorgegeben. Eigene Objekte und Felder legst du im Admin an, ohne Code.

• Deals laufen über Kanban-Boards mit mehreren Pipelines.

• Die Shared Inbox zeigt den CRM-Kontakt neben jedem Thread.

• CRM-Datensätze verknüpfst du mit Projects. Die Verbindung siehst du in der Akte.

• Forms und Booking-Seiten legen Anfragen direkt im CRM an.

• Kontakte sind in jedem Plan unbegrenzt. Der Preis richtet sich nach Benutzern.

• Rollen Viewer, Member, Admin und Owner. Kernsysteme in der EU, AVV öffentlich.

Wenn du gerade von HubSpot kommst oder einen Wechsel überlegst, findest du einen fairen Vergleich auf der Seite HubSpot-Alternative im Vergleich. Wie das ganze Paket für Agenturen aussieht, zeigt die Seite Agentursoftware von YOWO7.

Fazit: Ein Agentur-CRM verbindet, statt nur zu sammeln

Ein gutes CRM für Agenturen ist mehr als eine Kontaktliste. Es verbindet Kunden, Mails, Deals und Projekte. Achte auf eine gemeinsame Kundenakte, ein Team-Postfach, faire Preise nach Benutzern und sauberen Datenschutz. Und führ es Schritt für Schritt ein, statt alles auf einmal zu wollen.

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