Der Website-Relaunch ist zwei Wochen im Verzug. Das Feedback des Kunden steckt in drei verschiedenen Mails. Die Designerin wartet auf Texte, der Entwickler auf das Design. Und im Board steht seit Tagen „In Arbeit“, obwohl eigentlich alle warten.
Projektmanagement in Agenturen ist anspruchsvoll. Ihr arbeitet an vielen Projekten gleichzeitig, für Kunden mit eigenen Vorstellungen und mit einem Team, das zwischen Projekten springt. In diesem Artikel bekommst du eine Struktur, die in kleinen Agenturen funktioniert: von der Projektanlage über Status und Zuständigkeiten bis zu Stunden und Kapazität.
Warum Projektmanagement in Agenturen besonders ist
Ein internes Projekt hat einen Auftraggeber im Haus. In einer Agentur sitzt der Auftraggeber draußen. Das ändert vieles:
Abhängigkeiten nach außen. Freigaben, Inhalte und Feedback kommen vom Kunden. Wenn sie fehlen, steht das Projekt.
Viele Projekte parallel. Eine Person arbeitet oft an fünf oder mehr Projekten pro Woche.
Zeit ist Umsatz. Ob Festpreis oder Retainer: Ihr müsst wissen, wie viel Zeit in ein Projekt fließt.
Wechselnde Projektarten. Ein Kampagnen-Launch läuft anders als ein Wartungsvertrag oder ein Branding-Projekt.
Deshalb scheitern viele Agenturen mit Tools, die für Software-Teams oder interne Abteilungen gebaut sind. Nicht weil die Tools schlecht sind, sondern weil der Kunde darin nicht vorkommt.
Eine Struktur, die in kleinen Agenturen funktioniert
Gruppen für Kunden oder Bereiche
Bündle Projekte in Gruppen. Viele Agenturen gruppieren nach Kunde, andere nach Bereich wie „Web“, „Kampagnen“ oder „Retainer“. Wichtig ist nur: Jede Person findet ein Projekt in Sekunden.
Ein Projekt pro Auftrag
Leg für jeden Auftrag ein eigenes Projekt an. Retainer bekommen ein laufendes Projekt, zum Beispiel pro Quartal. So bleiben Aufgaben, Dateien und Stunden sauber getrennt.
Status, die die Wahrheit sagen
Die meisten Boards haben zu viele oder zu ungenaue Status. Für Agenturen hat sich eine kurze Liste bewährt:
Status | Bedeutung |
|---|---|
Offen | Aufgabe ist geplant, aber noch nicht gestartet |
In Arbeit | Jemand arbeitet gerade daran |
Intern prüfen | Wartet auf Review im Team |
Wartet auf Kunde | Freigabe, Inhalte oder Feedback fehlen |
Erledigt | Abgeschlossen und abgenommen |
Der Status „Wartet auf Kunde“ ist der wichtigste. Er macht sichtbar, warum ein Projekt steht. Und er hilft dir im Gespräch mit dem Kunden, ohne Schuldzuweisung.
Eine verantwortliche Person pro Aufgabe
Mehrere Personen können an einer Aufgabe arbeiten. Aber eine Person ist verantwortlich. Schreib Aufgaben so, dass klar ist, was „fertig“ heißt. Checklisten helfen bei wiederkehrenden Schritten, zum Beispiel bei der Qualitätssicherung vor einem Go-live.
Kommunikation: raus aus dem Mail-Pingpong
Ein großer Teil der Projektarbeit passiert per Mail. Das Problem: Feedback landet im Postfach einer Person, das Team sieht es nicht.
Drei Regeln helfen:
Kundenmails in ein gemeinsames Postfach. Mit einer Shared Inbox sieht das Team jeden Thread. Mehr dazu in Gemeinsames Postfach im Team.
Entscheidungen an die Aufgabe. Wenn der Kunde eine Freigabe gibt, kommt sie als Kommentar an die Aufgabe. So steht sie dort, wo gearbeitet wird.
Interne Abstimmung im Team-Chat, nicht in der Kundenmail. Trenn interne Diskussion von dem, was der Kunde sieht.
Zeit erfassen, wo die Arbeit passiert
In vielen Agenturen werden Stunden am Ende der Woche nachgetragen. Das Ergebnis ist ungenau, und niemand weiß, ob ein Festpreisprojekt noch im Rahmen liegt.
Besser funktioniert es so:
Schätzung an der Aufgabe. Bevor die Arbeit startet, bekommt die Aufgabe eine Zeitschätzung.
Zeit direkt an der Aufgabe erfassen. Dauer, Datum, kurze Notiz. Fertig.
Wöchentlich vergleichen. Schätzung und Ist nebeneinander zeigen dir früh, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft.
So hast du Zahlen für das nächste Angebot und kannst mit dem Kunden rechtzeitig über Mehraufwand sprechen.
Kapazität planen, bevor du zusagst
Eine der häufigsten Fragen in Agenturen: „Schaffen wir das noch?“ Ohne Kapazitätsplanung ist die Antwort ein Bauchgefühl.
Fang einfach an. Hinterlege für jede Person die Stunden pro Wochentag. Vergleiche jede Woche, wie viel Zeit erfasst und wie viel geplant war. Wenn ein Teammitglied dauerhaft über der Kapazität liegt, weißt du, wo du nachsteuern musst. Und bevor du ein neues Projekt zusagst, siehst du, wer überhaupt Luft hat.
Wiederkehrende Abläufe automatisieren
Viele Schritte wiederholen sich in jedem Projekt: Kick-off-Aufgaben anlegen, Review zuweisen, Folgeaufgaben erstellen. Mit Automatisierung sparst du dir diese Handgriffe. Zum Beispiel: Ein neuer Kunde im CRM legt automatisch ein Onboarding-Projekt mit Standardaufgaben an. Oder ein Statuswechsel auf „Intern prüfen“ weist die Aufgabe der Projektleitung zu.
Häufige Fehler im Agentur-Projektmanagement
Projekt ohne Kunde. Wenn das Projekttool den Kunden nicht kennt, sucht dein Team ständig in zwei Systemen.
Zu viele Status. Zehn Spalten im Board liest niemand. Fünf reichen.
Keine Verantwortung. „Das Team“ ist nicht verantwortlich. Eine Person ist es.
Stunden im Nachhinein. Wer am Freitag schätzt, was er am Montag gemacht hat, liegt meist daneben.
Kapazität ignorieren. Neue Projekte zusagen, ohne die Auslastung zu kennen, führt zu Überstunden und Verzug.
So sieht das mit YOWO7 aus
Mit YOWO7 Projects bildest du genau diese Struktur ab:
Gruppen bündeln Projekte, auch verschachtelt. In privaten Gruppen sehen nur eingetragene Mitglieder die Projekte.
Jedes Projekt hat eigene Status-Spalten und läuft als Kanban-Board oder als Liste.
Aufgaben mit mehreren Verantwortlichen, Priorität, Terminen, Schätzung, Subtasks, Checklisten, Dateien und Kommentaren.
Die Zeiterfassung läuft direkt an der Aufgabe, mit Wochen- und Monatsauswertung gegen die Kapazität pro Wochentag.
Projekte verknüpfst du mit Datensätzen im CRM. Die Shared Inbox und der Team-Chat sitzen im selben Workspace.
Automations reagieren auf Projekt-Ereignisse, zum Beispiel neue Aufgaben, Statuswechsel oder Kommentare.
Ehrlich gesagt: YOWO7 ist kein Agentur-ERP. Es gibt keinen Lohn- oder Rechnungsexport aus der Zeiterfassung. Die Auswertung ist für den Überblick im Workspace gedacht. In den Mobile Apps hast du Inbox, CRM, Files und Projects dabei, Zeiten erfasst du im Browser.
Wie das Ganze für Agenturen zusammenspielt, zeigt die Seite Agentursoftware von YOWO7. Worauf du bei der Auswahl achten solltest, liest du in Agentursoftware für kleine Agenturen.
Fazit: Struktur schlägt Tool
Gutes Projektmanagement in Agenturen hängt weniger am Tool als an klaren Regeln: ein Projekt pro Auftrag, wenige ehrliche Status, eine verantwortliche Person, Zeit an der Aufgabe und ein Blick auf die Kapazität. Das richtige Tool macht diese Regeln einfach, weil Kunde, Mail, Projekt und Zeit an einem Ort liegen.
Willst du deinen Projektalltag einmal live durchspielen? Buch dir eine Demo: 30 Minuten, live und unverbindlich. Wir zeigen dir Projects, Zeiterfassung und CRM an einem echten Agentur-Ablauf.
Häufige Fragen
Was ist beim Projektmanagement in Agenturen anders?
Der Auftraggeber sitzt draußen. Freigaben und Feedback kommen vom Kunden, das Team arbeitet an vielen Projekten parallel, und Zeit ist direkt Umsatz.
Welche Status brauche ich im Agentur-Board?
Fünf reichen oft: Offen, In Arbeit, Intern prüfen, Wartet auf Kunde und Erledigt. „Wartet auf Kunde“ macht sichtbar, warum ein Projekt steht.
Wie erfasse ich Stunden in der Agentur am besten?
Direkt an der Aufgabe, mit Dauer, Datum und kurzer Notiz. Vergleich Schätzung und Ist jede Woche, damit du Mehraufwand früh erkennst.
Kann ich mit YOWO7 Zeiten mobil erfassen?
Nein, heute nicht. Die Mobile Apps decken Inbox, CRM, Files und Projects ab. Zeiten erfasst und wertest du im Browser aus.