HubSpot-Alternative für Agenturen: Darauf kommt es an

Viele Agenturen starten mit dem kostenlosen CRM von HubSpot. Das ist ein guter Einstieg. Doch irgendwann wächst das Team, die Kundenprojekte werden mehr und die Frage kommt auf: Brauchen wir weitere Hubs – oder passt eine HubSpot-Alternative besser zu unserem Alltag?

Dieser Artikel hilft dir bei der Entscheidung. Fair, ohne Schlechtreden und mit Kriterien, die für Agenturen mit 10 bis 30 Leuten wirklich zählen.

Was HubSpot heute ist

Damit der Vergleich fair bleibt, zuerst die Fakten. Alle Angaben stammen von hubspot.com, Stand 20.10.2026.

HubSpot beschreibt sich als Customer Platform auf Basis eines „Smart CRM“. Darauf bauen mehrere Produktbereiche auf: Marketing, Sales, Service, Content und Data Management. Dazu kommt ein Bereich für Angebote, Rechnungen und Zahlungen. Das CRM gibt es in einer kostenlosen Version. Funktionen wie Shared Inbox, Aufgabenverwaltung, Formulare und Meeting-Planung sind ebenfalls Teil des Angebots.

Zum Thema Datenhaltung schreibt HubSpot: Es gibt Rechenzentren in den USA, Kanada, Australien und der EU (Deutschland). Neue zahlende Kunden bekommen den Standort anhand ihrer IP-Adresse bei der Anmeldung. Accounts, die nur kostenlose Tools nutzen, landen laut HubSpot in einem US-Rechenzentrum. Zahlende Kunden können ihre Daten ohne Aufpreis in ein anderes Rechenzentrum verschieben.

Preise nennen wir hier bewusst nicht. Sie hängen von Hubs, Editionen und Nutzern ab und ändern sich. Schau dafür direkt auf die Preisseite von HubSpot.

Wann HubSpot für deine Agentur die richtige Wahl bleibt

Es gibt gute Gründe, bei HubSpot zu bleiben. Zum Beispiel:

• Du steuerst bezahlte Ads und Attribution zentral über dein CRM.

• Du brauchst Marketing-Automation und Reporting in großer Tiefe.

• Dein Team nutzt viele Apps aus dem HubSpot-Marktplatz oder arbeitet eng mit HubSpot-Partnern.

Trifft das auf dich zu, ist ein Wechsel oft mehr Aufwand als Nutzen. Dann lohnt es sich eher, dein bestehendes Setup aufzuräumen.

Warum Agenturen trotzdem nach einer HubSpot-Alternative suchen

Agenturarbeit sieht anders aus als klassischer Vertrieb. Du gewinnst einen Kunden – und dann beginnt die eigentliche Arbeit: Projekte, Abstimmungen, Freigaben, Stunden. Ein CRM bildet davon nur den Anfang ab.

Typische Gründe für die Suche nach einer Alternative:

• Der Stack wächst mit. Neben dem CRM laufen ein Projekttool, eine Zeiterfassung, ein Postfach und eine Dateiablage. Jedes Tool hat eigene Logins und eigene Kosten.

• Der Kundenkontext fehlt. Die Mail liegt im Postfach, das Projekt im nächsten Tool, die Stunden im dritten. Niemand sieht das ganze Bild.

• Datenschutz-Fragen. Kunden fragen nach AVV, Subprozessoren und Datenstandort. Mit jedem Tool wird die Antwort länger.

• Kosten sind schwer planbar. Mehr Tools bedeuten mehr Abos, die mit dem Team wachsen.

Wenn du dich hier wiederfindest, lies auch unseren Artikel CRM für Agenturen. Dort geht es darum, was ein Agentur-CRM im Alltag können muss.

5 Kriterien für eine HubSpot-Alternative in der Agentur

1. All-in-one statt Add-ons

Frag nicht nur: Kann das Tool CRM? Frag: Was brauche ich noch zusätzlich? Zähl alle Tools, die du heute rund um dein CRM nutzt. Eine gute Alternative deckt CRM, Shared Inbox, Projekte, Zeiterfassung und Dateien in einem Workspace ab. Dann gibt es ein Login, eine Suche und eine Kundenakte.

2. EU-Hosting und DSGVO

Für Agenturen im DACH-Raum ist das kein Nice-to-have. Deine Kunden vertrauen dir ihre Daten an. Prüfe deshalb:

• Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?

• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

• Ist die Liste der Subprozessoren öffentlich?

• Wer kann außerhalb des Standorts auf Daten zugreifen?

Eine ausführliche Liste findest du in unserer Checkliste für ein DSGVO-konformes CRM.

3. Projekte und Zeiterfassung am CRM

Das ist der wichtigste Punkt für Agenturen. Wenn ein Deal gewonnen ist, sollte das Projekt direkt am Kunden hängen. Stunden sollten an der Aufgabe erfasst werden, nicht in einer separaten Tabelle. So siehst du in einer Akte: Mails, Deals, Projekte und Aufwand.

Teste das konkret: Leg einen Kunden an, gewinne einen Deal, starte ein Projekt und buche eine Stunde darauf. Wie viele Tools hast du dabei geöffnet?

4. Preis pro User statt Preis pro Kontakt

Agenturen haben oft viele Kontakte, aber ein überschaubares Team. Ein Preismodell nach Usern ist daher leichter planbar als eines, das mit der Kontaktliste wächst. Rechne immer mit deinem echten Team – heute und in zwölf Monaten.

Ein Beispiel mit YOWO7: Eine Agentur mit 8 Leuten nimmt den Business-Plan. Der kostet 149 € pro Monat (exkl. USt.) und enthält 10 User und 500 GB Speicher. Bei jährlicher Zahlung kostet er das Zehnfache eines Monats. Kontakte sind unbegrenzt. Alle Pläne findest du auf der Preisseite.

5. Einfachheit im Alltag

Die beste Software bringt nichts, wenn sie keiner nutzt. Achte auf klare Rollen, eine schnelle Einrichtung und eine Oberfläche, die dein Team ohne Schulung versteht. Frag dich: Kann eine neue Kollegin am ersten Tag eine Kundenmail zuweisen und ein Projekt finden?

Die Kriterien auf einen Blick

In 4 Schritten zur Entscheidung

1. Inventur machen. Liste alle Tools rund um dein CRM auf: Wer nutzt sie, was kosten sie, welche Daten liegen dort?

2. Muss-Kriterien festlegen. Nimm die fünf Punkte oben und gewichte sie für deine Agentur.

3. Mit einem echten Projekt testen. Spiel einen echten Kundenfall durch – vom Erstkontakt bis zur gebuchten Stunde.

4. Wechsel planen. Exportiere deine Kontakte, Unternehmen und Deals aus dem bisherigen System. Plane eine kurze Übergangszeit, in der beide Systeme laufen.

YOWO7 als HubSpot-Alternative für Agenturen

YOWO7 ist ein Workspace für kleine Teams. CRM, Deals, Shared Inbox, Projects, Time tracking, Files, Booking pages und Calendar mit Google oder Outlook laufen an einem Ort. Dazu kommen Forms, Email Marketing, Automations, Tickets, Knowledge Base und Chat. Für Integrationen gibt es eine Public API und MCP.

Ehrlich gesagt: YOWO7 ersetzt kein tiefes Ads- und Marketing-Ökosystem. Wenn das dein Schwerpunkt ist, bleibt HubSpot oft die bessere Wahl. Wenn deine Agentur aber vor allem Kunden betreut, Projekte liefert und Stunden im Blick behalten will, passt YOWO7 gut.

Den ausführlichen Vergleich nach Themen findest du auf der Seite HubSpot-Alternative YOWO7 im Vergleich. Wie YOWO7 speziell für Agenturen aussieht, zeigt dir die Seite Agentursoftware für Agenturen.

Willst du sehen, ob YOWO7 zu deiner Agentur passt? Buch dir eine Demo: 30 Minuten, live und unverbindlich. Oder starte direkt: 14 Tage kostenlos testen. Jederzeit vor der ersten Abbuchung kündbar.

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