Angebot schreiben als Agentur: Aufbau, Vorlage und Beispiel

Montagvormittag bei Nordlicht Studio. Die Anfrage von Acme Inc. liegt seit Freitag im gemeinsamen Postfach. Heute soll das Angebot raus. Die Projektleitung öffnet ein leeres Dokument, sucht Preise in einer Tabelle und tippt Positionen aus dem letzten ähnlichen Auftrag ab. Ob das Team schon zugestimmt hat und welche Bedingungen gelten, steckt noch in drei Chats.

Genau dort hängt bei vielen Agenturen der Umsatz: zwischen Anfrage und Rechnung. In diesem Artikel lernst du, wie du als Agentur Angebote schreibst, die Kunden schnell verstehen. Du bekommst den Aufbau, klare Regeln für Positionen und Bedingungen, eine Vorlage zum Kopieren, ein Beispiel vorher und nachher und den Weg vom Angebot zur Rechnung.

Was ein gutes Agentur-Angebot leisten muss

Ein Angebot ist keine Präsentation. Es ist die schriftliche Antwort auf eine Anfrage: Was lieferst du, zu welchem Preis, unter welchen Bedingungen?

Für den Kunden zählt vor allem:

• Verständlichkeit. Er erkennt in wenigen Minuten, was er bekommt und was es kostet.

• Vergleichbarkeit. Positionen sind so geschnitten, dass er sie gegen sein Briefing legen kann.

• Entscheidbarkeit. Gültigkeit, Zahlungsbedingungen und nächste Schritte stehen klar da.

• Nachvollziehbarkeit. Später lässt sich das Angebot mit der Rechnung und dem Projekt abgleichen.

Für dich als Agentur zählt außerdem:

• Saubere Kalkulation. Positionen passen zu dem, was ihr wirklich liefert.

• Weniger Rückfragen. Was unklar ist, kommt als Mail zurück – oft mit Verzögerung.

• Sauberer Übergang. Aus dem Angebot wird später die Rechnung, ohne dass jemand alles neu tippt.

Wie der Weg von der Anfrage bis zur Rechnung in einer Werbeagentur aussieht, liest du in Software für Werbe- und Marketingagenturen. Worauf du bei der Auswahl einer Agentursoftware für kleine Agenturen achten solltest, steht im Kriterien-Artikel.

Der Aufbau: Einleitung, Positionen, Bedingungen, Schlusstext

Halte dich an denselben Aufbau. Dann findet dein Team schneller Fehler, und der Kunde weiß, wo er was liest.

1. Einleitung

Kurz und persönlich. Bezieh dich auf das Gespräch oder Briefing. Sag in einem Satz, worum es geht. Vermeide lange Firmenlyrik.

Beispiel:

Hallo Team Acme,

vielen Dank für das Gespräch zur neuen Produktseite. Unten findest du unser Angebot für Konzeption, Design und Umsetzung.

2. Positionen

Hier steht die eigentliche Leistung. Jede Zeile braucht eine klare Bezeichnung, Menge, Einheit und Preis. Dazu kommen Netto, MwSt. und Gesamt. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

3. Bedingungen

Zahlungsbedingung und Lieferbedingung. Was gilt für Abschlagszahlungen, was für Lieferzeit oder Go-live? Was ausdrücklich nicht dazugehört, schreibst du besser als eigene Zeile oder in den Schlusstext – nicht als Fußnote, die niemand liest.

4. Schlusstext

Nächster Schritt, Ansprechperson, Gültigkeit. Ein Satz reicht oft:

Das Angebot ist 14 Tage gültig. Bei Fragen melde dich gern direkt bei mir.

Dieser Aufbau deckt sich mit dem, was du später im Beleg brauchst: Empfänger, Positionen, Bedingungen, Einleitung und Schlusstext. In YOWO7 gehören genau diese Bausteine zum Angebotsentwurf; Details stehen in der Hilfe unter Angebot erstellen und bearbeiten.

Positionen sauber formulieren: Leistung, Menge, Einheit, Preis

Schlechte Positionen erzeugen Rückfragen. Gute Positionen liest der Kunde wie eine Checkliste.

Jede Position sollte mindestens diese Felder tragen:

Dazu ein paar Regeln aus dem Agenturalltag:

• Eine Leistung pro Zeile. „Website inkl. SEO und Schulung“ ist zu grob. Teil sie auf.

• Kundensprache. „Wireframes Startseite und Unterseiten“ ist klarer als „UX Phase 1“.

• Grenzen benennen. Wenn zwei Korrekturschleifen enthalten sind, schreib das in die Positionsbezeichnung oder darunter.

• Stunden nur, wenn ihr wirklich nach Aufwand abrechnet. Sonst nimm Pauschalen – und kalkuliere intern mit euren Stunden aus der Zeiterfassung.

• Katalog nutzen. Wiederkehrende Leistungen (Retainer, Wartung, Workshop) legst du einmal als Produkt an und wählst sie beim nächsten Angebot. Das spart Tippfehler und hält Preise konsistent.

Schlechte Zeile:

Website Acme – pauschal

Bessere Zeilen:

• Konzeption und Wireframes Produktseite (1 Pauschale)

• Design Desktop und Mobile inkl. zwei Korrekturschleifen (1 Pauschale)

• Umsetzung im CMS inkl. Formular und Tracking-Einbau (1 Pauschale)

• Redaktionelle Übergabe und 60-Minuten-Schulung (1 Pauschale)

Zahlungs- und Lieferbedingungen klar festlegen

Bedingungen entscheiden oft, ob ein Projekt ruhig läuft oder dauernd nachverhandelt wird.

Zahlungsbedingung

Schreib klar, wann welche Summe fällig wird. Typische Muster in Agenturen:

• 50 % bei Auftrag, 50 % bei Go-live

• Monatlich im Voraus bei Retainern

• Nach Meilenstein, wenn das Projekt länger läuft

Was du vermeidest: „zahlungspflichtig nach Vereinbarung“ ohne Datum und Anteil.

Lieferbedingung

Hier steht, wann etwas geliefert oder freigegeben wird – und worauf ihr wartet. Beispiele:

• Start nach Freigabe des Angebots und Eingang der Anzahlung

• Go-live nach finaler Content-Lieferung durch den Kunden

• Termin verschiebt sich, wenn Freigaben länger als X Werktage dauern

Wenn keine Lieferbedingung nötig ist, lass sie weg. Wichtiger ist, dass die, die du setzt, konkret ist.

Gültigkeit

Setz ein klares „gültig bis“. Ohne Datum bleibt ein Angebot ewig im Raum und macht spätere Preisänderungen unangenehm.

Vorlage zum Kopieren + Beispiel vorher/nachher

Kopier die Vorlage in dein nächstes Dokument und streich, was du nicht brauchst.

Angebot: [Projektkurzname] für [Kunde]

Einleitung:
Hallo [Name],
vielen Dank für [Gespräch / Briefing] zu [Thema]. Unten findest du unser Angebot.

Positionen:
1. [Leistung] – [Menge] [Einheit] – [Einzelpreis] – MwSt. [Satz]
2. [Leistung] – [Menge] [Einheit] – [Einzelpreis] – MwSt. [Satz]
3. …

Zwischensumme netto: …
MwSt.: …
Gesamt: …

Zahlungsbedingung: …
Lieferbedingung: … (oder: keine)
Gültig bis: [Datum]

Schlusstext:
Das Angebot ist bis [Datum] gültig. Nächster Schritt: [kurze Freigabe / Kick-off].
Fragen? Melde dich bei [Name].

Beispiel: vorher und nachher

Zurück zu Nordlicht Studio und Acme Inc.

Vorher:

Angebot Website

Website wie besprochen, ca. 8.000 €
Start ASAP
LG

Der Kunde weiß nicht, was enthalten ist, was fehlt und bis wann das gilt.

Nachher:

Angebot: Produktseite für Acme Inc.

Hallo Team Acme, vielen Dank für das Briefing zur neuen Produktseite. Unten unser Angebot für Konzeption, Design und Umsetzung.

Positionen

1. Konzeption und Wireframes Produktseite – 1 Pauschale – 1.200 € – MwSt. 19 %

2. Design Desktop und Mobile inkl. zwei Korrekturschleifen – 1 Pauschale – 2.400 € – MwSt. 19 %

3. Umsetzung im CMS inkl. Formular und Tracking-Einbau – 1 Pauschale – 2.800 € – MwSt. 19 %

4. Redaktionelle Übergabe und 60-Minuten-Schulung – 1 Pauschale – 450 € – MwSt. 19 %

Netto: 6.850 € · MwSt.: 1.301,50 € · Gesamt: 8.151,50 €

Zahlungsbedingung: 50 % bei Auftrag, 50 % bei Go-live, jeweils zahlbar innerhalb von 14 Tagen.

Lieferbedingung: Start nach Angebotsannahme und Eingang der Anzahlung. Go-live nach finaler Content-Lieferung durch Acme Inc.

Gültig bis: 23.11.2026

Bei Fragen melde dich gern direkt bei der Projektleitung von Nordlicht Studio.

Die zweite Version ist länger. Dafür entscheidet der Kunde schneller – und dein Team weiß später genau, was verkauft wurde.

Nach dem Versand: Status im Blick

Ein Angebot, das niemand nachverfolgt, ist nur eine Datei. Du brauchst Status, die das Team auf einen Blick versteht:

Praktische Regeln dazu:

• Finalisieren vor dem Versand. Solange der Entwurf offen ist, darf sich noch etwas ändern. Nach dem Finalisieren bleiben Empfänger, Positionen und Texte fest.

• Nachfassen mit Datum. Setz dir einen Reminder ein paar Tage vor Ablauf.

• Ablehnung dokumentieren. Dann weiß das nächste Teammitglied, warum der Deal tot ist – ohne im Chat zu suchen.

• Abgelaufene Angebote nicht stillschweigend „weitergelten“ lassen. Lieber ein kurzes Update mit neuem Datum und, wenn nötig, angepassten Preisen.

In YOWO7 siehst du diese Status in der Angebotsliste; die Bedeutungen sind in der Hilfe unter Angebot finalisieren, versenden und in Rechnung umwandeln beschrieben. Angenommen und Abgelehnt erscheinen dort, wenn der Vorgang außerhalb des Belegeditors eintrifft – eigene Buttons „Annehmen“ oder „Ablehnen“ gibt es im Editor nicht.

Vom Angebot zur Rechnung, ohne abzutippen

Der teuerste Fehler nach einem gewonnenen Auftrag: Positionen aus dem Angebot noch einmal von Hand in die Rechnung tippen. Dabei entstehen Abweichungen, vergessene Zeilen und Diskussionen über den Preis.

Der saubere Weg:

1. Angebot finalisieren und versenden.

2. Nach der Annahme dasselbe Angebot in eine Rechnung umwandeln.

3. Rechnung prüfen, ggf. Abschläge oder Teilrechnungen planen, dann versenden.

So bleiben Leistung und Preis identisch. Dein CRM für Agenturen hält den Empfänger fest, und das Projekt startet auf derselben Grundlage. Wie du danach Stunden und Abrechnung verbindest, steht in Zeiterfassung in der Agentur und in Projektmanagement in Agenturen.

So geht's in YOWO7

YOWO7 ist das Tool für kleine Teams im digitalen Business-Alltag. Agenturen sind dafür ein gutes Beispiel: Kontakt, Angebot und Rechnung gehören zusammen. Konkret für Angebote – laut Hilfe unter Angebot erstellen und Angebot versenden und umwandeln:

• Angebot an einen CRM-Empfänger: Unter Sales → Angebote legst du ein Angebot an und wählst mindestens ein Unternehmen oder einen Kontakt. Ohne Empfänger bleibt der Button inaktiv.

• Positionen mit Produktkatalog: Du fügst Positionen hinzu und wählst optional ein Produkt. Sonst setzt du Name, Menge, Einheit, Einzelpreis und MwSt.-Satz. Die Zeile zeigt die Summe; Netto, MwSt. und Gesamt siehst du am Beleg.

• Einleitung, Schlusstext, Bedingungen: Im Entwurf bearbeitest du Einleitung und Schlusstext sowie Zahlungsbedingung und Lieferbedingung (optional „Keine Lieferbedingung“). Änderungen speichern sich laufend.

• Finalisieren: Erst nach dem Finalisieren kannst du versenden oder umwandeln. Danach sind Empfänger, Positionen und Texte nur noch lesbar. In Letzte Änderungen erscheint „Angebot finalisiert“.

• Versenden: Nach dem Versenden wird der Status „Versendet“, und die Aktivität „Angebot versendet“ erscheint.

• In Rechnung umwandeln: Am finalisierten Angebot wählst du „In Rechnung umwandeln“. YOWO7 legt eine Rechnung an und öffnet das Rechnungsdetail. Aktivität: „Angebot in Rechnung umgewandelt“.

• Status in der Liste: Entwurf, Versendet, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen – inklusive Nummer, Empfänger, Gültig bis und Gesamt.

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